Starfsreglur Eðlisvísindastofnunar Háskólans

Eðlisvísindastofnun Háskólans (EH) og Jarðvísindastofnun Háskólans (JH) mynda saman Raunvísindastofnun Háskólans (RH). Eðlisvísindastofnun er vettvangur rannsókna í eðlisfræði, efnafræði og stærðfræði og starfar í alþjóðlegu vísindaumhverfi. Stofnunin skiptist í þrjár rannsóknastofur, Eðlisfræðistofu, Efnafræðistofu og Stærðfræðistofu. Reglur um RH nr. 685/2011 gilda um EH, en að auki gilda eftirfarandi reglur:

Hlutverk Eðlisvísindastofnunar Háskólans er að:

Veita vísindamönnum aðstöðu til rannsókna á eftirtöldum sviðum eðlisfræði, efnafræði og stærðfræði og skyldum sviðum eftir atvikum:

• Kennilegri eðlisfræði, tilraunaeðlisfræði, stjarneðlisfræði, efnisvísindum og örtækni.
• Kennilegri efnafræði, eðlisefnafræði, efnagreiningu, lífrænni efnafræði, ólífrænni efnafræði og lífefnafræði.
• Stærðfræði, stærðfræðilegri eðlisfræði, hagnýttri stærðfræði og tölfræði.

b) Skapa grundvöll fyrir hagnýtingu, nýsköpun og stofnun sprotafyrirtækja í hátækni með öflugum rannsóknum á fræðasviðum sínum og þjálfun ungra vísindamanna til framtíðarstarfa.

c) Starfrækja miðstöðvar rannsókna, sem krefjast viðamikils tækjabúnaðar og veita þjónustu innan sem utan Háskóla Íslands, nýtast rannsóknum í landinu og tengjast alþjóðlegum netum.

Dæmi um slíkar miðstöðvar eru:

• Örtæknikjarni til rannsókna í eðlis- og efnisvísindum á örstærðarkvarða.
• Efnagreiningarsetur til greiningar á efnasamböndum og sérfræðiráðgjafar um túlkun gagna.
• Reiknisetur með hugbúnað fyrir dreifða reikninga á reikniklösum og tölvunetum.
• Setur í hagnýttri stærðfræði og tölfræði.
• Stjarnvísindakjarni, sem sér um aðild Íslands að Norræna stjörnusjónaukanum og öðrum alþjóðlegum netum stjörnusjónauka.
• Háloftadeild, sem rekur Segulmælingastöðina í Leirvogi, japanskar stöðvar til norðurljósarannsókna og evrópskar ratsjárstöðvar til rannsókna á rafhvolfi jarðar.

d) Miðla niðurstöðum rannsókna og efla þekkingu almennings á raunvísindum, með sérstaka áherslu á grunn- og framhaldsskólanema.
e) Veita nemendum í framhaldsnámi við raunvísindadeild aðstöðu og aðgang að búnaði samkvæmt þjónustusamningi við deildina.

Stjórn EH er skipuð fjórum mönnum, stofustjórum Eðlisfræðistofu, Efnafræðistofu og Stærðfræðistofu og forseta raunvísindadeildar, sem jafnframt er formaður stjórnar.

Stjórnin velur varaformann úr sínum röðum. Stjórnarskipti fara fram 1. júlí á því ári sem kjör stjórnarmanna hefur farið fram. Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stofnunarinnar og er málsvari stjórnarinnar og fulltrúi hennar innan stofnunar og utan. Hann er jafnframt fulltrúi EH í stjórn RH.

Stjórn er heimilt að fela formanni stjórnar, eða varaformanni í fjarveru formanns, ákvörðunarvald í sameiginlegum málum
stofnunarinnar á milli stjórnarfunda. Hann skal gera grein fyrir ákvörðunum sínum á næsta stjórnarfundi.

Rekstrarstjóri EH annast daglegan rekstur Eðlisvísindastofnunar í umboði stjórnar EH og framkvæmdastjóra RH. Rekstrarstjóri stýrir gerð rekstrar- og fjárhagsáætlunar í samráði við stjórn, annast fjármál og húsnæðismál, er yfirmaður tæknimanna, og ber ábyrgð á rekstri innviða.

Rekstrarstjóri á sæti á stjórnarfundum, hefur þar málfrelsi og tillögurétt, og ritar fundargerðir. 

Stjórn EH mótar heildarstefnu fyrir stofnunina. Stjórnin fjallar um sameiginleg málefni rannsóknastofa, skipuleggur eftir aðstæðum samstarf milli rannsóknastofa og sker úr vafaatriðum. Stjórnin semur rekstrar- og fjárhagsáætlun fyrir stofnunina og hefur yfirsýn yfir starfsemi hennar í
heild. Stjórn skiptir fjárveitingu og öðrum framlögum til stofnunarinnar milli stofa.

Skrifstofuþjónusta EH er hluti af sameiginlegri stoðþjónustu RH. Rekstrarstjóri Eðlisvísindastofnunar hefur umsjón með daglegum rekstri EH í umboði stjórnarformanns.

Stjórn EH er heimilt að skipa nefndir og vinnuhópa, sem í sitja starfsmenn EH, vegna innri mála stofnunarinnar. Auk þess er stjórn heimilt að skipa ytri ráðgjafarnefndir sem veita stjórn stofnunarinnar ráðgjöf um stefnu í uppbyggingu og rekstri rannsókna.

Formaður stjórnar EH boðar stjórnarfundi í tölvupósti, eða á annan hátt sem stjórn samþykkir, með minnst þriggja virkra daga fyrirvara.

Í fundarboði skal tilgreina dagskrá fundar. Formaður stýrir stjórnarfundum. Skylt er að boða stjórnarfund óski einn eða fleiri stjórnarmenn þess. Sama gildir ef formaður stjórnar Raunvísindastofnunar ber fram slíka ósk og hefur hann málfrelsi og tillögurétt á fundinum. Falli atkvæði jöfn á stjórnarfundi ræður atkvæði formanns stjórnar EH. Færa skal fundargerð og skal hún borin upp á næsta fundi stjórnar og staðfest af formanni stjórnar.

Afrit fundargerða skulu send formanni stjórnar RH. Fundargerðir skulu aðgengilegar öllum starfsmönnum stofnunarinnar. Framkvæmdastjóri RH hefur seturétt, málfrelsi og tillögurétt á stjórnarfundum EH. Rekstrarstjóri EH situr fundi stjórnar með málfrelsi og tillögurétt, ritar fundargerðir og fylgir ákvörðunum eftir. Stjórnarfundir skulu haldnir að minnsta kosti tvisvar á hvoru misseri háskólaársins

Stofnunin skiptist í þrjár rannsóknarstofur, Eðlisfræðistofu, Efnafræðistofu og Stærðfræðistofu. Stofum er heimilt að starfa í deildum að fengnu samþykki stjórnar EH. Stofustjóri skal vera fyrir hverri rannsóknastofu.

Stofustjóri ber faglega ábyrgð á rekstri stofunnar, innviðum hennar og aðstöðu og hefur eftirlit með fjármálum í samráði við rekstarstjóra. Stofustjóri situr í deildarráði Raunvísindadeildar. Hann sér um málefni framhaldsnema í rannsóknatengdu námi og getur tekið að sér verkefni viðeigandi námsbrautar samkvæmt samþykktum deildarráðs Raunvísindadeildar. Stofustjóri markar stefnu í málefnum stofunnar og er ábyrgur gagnvart stjórn stofnunarinnar í starfi sínu.

Stofustjóri er ásamt varamanni kjörinn til tveggja ára í senn. Kjörgengir eru starfsmenn á viðkomandi stofu skv. a- og b liðum 9. gr. reglna um RH, en atkvæðisrétt hafa allir starfsmenn stofu skv. a-b liðum í sömu reglum og þeir starfsmenn skv. c og d lið sem starfað hafa við stofnunina samfellt í þrjú ár eða lengur.

Kosning er rafræn og skal lokið fyrir 15. janúar á því ári sem kjörtímabil sitjandi stofustjóra rennur út. Kjörtímabil stofustjóra er frá 1. júlí á því ári sem hann er kjörinn til 30. júní að tveimur árum liðnum. Falli atkvæði jöfn á tvo eða fleiri, skal hlutkesti ráða niðurstöðu kosningar.

Sé stofu skipt í deildir skal deildarstjóri kjörinn ásamt varamanni á sama hátt. Varamenn taka við störfum stofustjóra og deildarstjóra í forföllum.

Stofustjóri boðar stofufund bréflega eða í tölvupósti með minnst þriggja virkra daga fyrirvara. Í fundarboði skal tilgreina dagskrá fundar. Rétt til setu á stofufundi eiga starfsmenn viðkomandi stofu skv. a- og b liðum 9. gr. reglna um RH og þeir starfsmenn skv. c og d lið sem starfað hafa við stofnunina samfellt í þrjú ár eða lengur auk áheyrnarfulltrúa framhaldsnema. Öllum, sem setu eiga á stofufundum, er skylt að sækja fundina nema gildar ástæður komi til. Skylt er að boða til stofufundar ef þriðjungur þeirra, sem rétt eiga til fundarsetu, æskir þess. Stofufundir skulu haldnir að minnsta kosti tvisvar á hvoru misseri háskólaársins. Fundargerðir skulu aðgengilegar öllum þeim sem sæti eiga á stofufundi.

Stofustjóri stýrir stofufundi. Stofufundur er ályktunarbær ef meirihluti atkvæðisbærra manna sækir fund. Ef atkvæði eru jöfn ræður atkvæði stofustjóra. Stofufundur er æðsta vald í sameiginlegum málum hverrar stofu öðrum en fjármálum, sbr. 6. gr. reglna um RH. Þó skal stofufundur staðfesta ráðstöfun fjárveitingar stofu að fenginni tillögu stofustjóra. Stofufundur fjallar um rannsóknir, meiriháttar tækjakaup og starfsaðstöðu, ræðir og mótar stefnu rannsókna á sérsviði sínu, og fjallar um málefni framhaldsnema og aðstöðu til framhaldsnáms. Starfsmenn á stofu skv. a- og b liðum 9. gr. reglna um RH gera tillögu um ný störf og tilnefna í dómnefndir og valnefndir.

Um starfsmannafund Eðlisvísindastofnunar gilda hliðstæð ákvæði og um starfsmannafund Raunvísindastofnunar Háskólans, sbr. 8. gr. í reglum RH. Formaður stjórnar EH boðar til starfsmannafundar. Fundurinn kýs fundarstjóra. Starfsmannafundir eru vettvangur stjórnarinnar til að kynna störf sín. Starfsmannafundir fjalla um sameiginleg málefni stofnunarinnar og gera tillögur til stjórnar um meðferð sameiginlegra málefna. Stjórn EH skal bera undir starfsmannafund allar meiri háttar breytingar á rannsóknastefnu og stærri breytingar á reglum þessum. Starfsmannafundur skal haldinn a.m.k. einu sinni á ári.

Stofustjóri tekur í samráði við stjórn EH ákvörðun um veitingu og umfang rannsóknaaðstöðu samkvæmt reglum um RH og tekur mið af því hvernig rannsóknir starfsmanna falla að hlutverki EH, þörfum fyrir aðstöðu og umsvifum þeirra á stofnuninni.

Heimilt er að veita aðstöðu fyrir tímabundna starfsemi gestum eða starfsmönnum, sem látið hafa af störfum fyrir aldurs sakir, en eru virkir í rannsóknum. Umsókn um tímabundna rannsóknaaðstöðu skal endurnýja árlega þar sem við á.

Þessar starfsreglur eru settar á grundvelli 3. mgr. 3. gr. reglna um Raunvísindastofnun Háskólans nr. 685/2011 og öðlast strax gildi. Úr gildi falla eldri reglur EH frá 14 október 2004 með síðari breytingum.